Regelgeving

Een van de belangrijkste wetten die van toepassing is op de complementaire zorg is de WGBO. WGBO staat voor Wet op de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst. In deze wet staan de rechten en plichten van de zorgverlener en de cliënt omschreven. Het gaat over hele praktische zaken. Zo heeft een cliënt recht op duidelijke informatie. Ook zijn er bepalingen over minderjarigen, het medisch dossier, de bewaartermijn van de dossiers en de geheimhouding van persoonlijke informatie.

• Meer informatie hierover vind je op de website van de Rijksoverheid. 

• De volledige wetteksten zijn via deze link terug te vinden. Het gaat om Artikel 446-468 van BW7. Dit zijn goed leesbare teksten.

• Voorbeeld waarnemingsovereenkomst*
• Voorbeeld formulier waarneming en overdracht cliëntendossiers*
• Voorbeeld Beoordeling Modelovereenkomst Praktijkwaarneming*

*: Er kunnen geen rechten ontleend worden aan deze voorbeelden.

Privacy is een grondrecht. De privacyregelgeving is er daarom op gericht om individuen te beschermen. Vanaf 25 mei 2018 wordt de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) vervangen door de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De grootste wijziging die de AVG meebrengt is de verantwoordingsplicht. Iedere organisatie of zelfstandige professional zal aan de hand van documenten moeten kunnen aantonen dat zij voldoet aan de privacybeginselen uit de AVG.

Daarvoor zijn een aantal documenten belangrijk om toe te passen in de praktijk. In de checklist privacy worden een groot deel van deze documenten benoemd en we stellen een paar hele belangrijk voor je beschikbaar.

• AVG – checklist privacy*
• Voorbeeld privacyverklaring*
• Voorbeeld verwerkersovereenkomst*
• Voorbeeld verwerkersovereenkomst voor zorgprofessionals*
• 7 Stappenplan AVG RBCZ* (register van verwerkingsactiviteiten)
• Register datalekken*

* Er kunnen geen rechten ontleend worden aan deze voorbeelden.

Op 1 januari 2016 is de Wkkgz van kracht gegaan. Wkkgz staat voor Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg. Wat nieuw is in deze wet, is dat er expliciet in genoemd wordt dat deze wet ook van toepassing is op de complementaire zorg. Verder staat er in deze wet o.a. dat de cliënt heeft – op verzoek-  recht heeft op informatie over kwaliteit, tarieven, ervaringen andere cliënten, of de behandelvorm al dan niet wetenschappelijk bewezen is, wachttijd. 
Indien er bij een zorginstelling nieuwe collega’s worden aangenomen (bijvoorbeeld in loondienst), dan is de zorginstelling verplicht onderzoek te doen naar functioneren in het verleden. 

Per 2017 zal het verplicht zijn dat iedere zorginstelling (iedere praktijk dus) een klachtenfunctionaris heeft en en aangesloten is bij klachtrecht (in de complementaire zorg lijkt het aannemelijk dat dit door de beroepsvereniging en/of de koepels geregeld gaat worden.) Over het algemeen wordt dit collectief geregeld door de beroepsvereniging. Indien iemand niet is aangesloten bij een beroepsvereniging zal hij of zij dit zelf moeten regelen.

• Meer informatie vind je op de website KvK
• De overheid heeft een brochure over Wkkgz en de compementaire zorg.
• Kijk voor meer informatie in de brochure Wkkgz – Handreiking voor ZZP’ers / solistisch werkende zorgverleners

Onderdeel van de Wkkgz is VIM, Veilig Incidenten Melden. Therapeuten zijn verplicht om incidenten te registreren en indien het incident gevolgen heeft gehad voor een cliënt dient er ook een vermelding gemaakt te worden in het dossier. Indien een cliënt ernstige gevolgen heeft ondervonden, dan moet het incident zelfs gemeld worden bij IGZ.

Het doel van deze wet is leren van (potentieel) gevaarlijke situaties. Daarom dienen incidenten met collega’s te besproken te worden. De Wkkgz geeft aan dat deze incidenten minimaal eens per jaar moeten worden geëvalueerd. Ga de discussie aan over wat er gedaan kan worden om een dergelijk incident in de toekomst te voorkomen.

In dit document Praktijkgids Veilig Incident Melden (VIM) staat uitgebreid beschreven op welke wijze de VIM geïmplementeerd kan worden in organisaties. Daarnaast wordt uitvoerig beschreven wat de doelstellingen zijn van de VIM.

• Via de volgende link naar de website van het NHG is nog meer informatie te vinden over VIM: klik hier.
• De RBCZ heeft een document opgesteld met uitleg en een voorbeeld van een registratieformulier. 
• En hierbij ook een voorbeeld van een registratieformulier.

Sinds 1 juli 2013 geldt de “Wet meldcode”. Wij als zorgaanbieders dienen een stappenplan te hebben voor het geval we te maken krijgen met vermoedens van geweld in huiselijke kring. Wanneer je vermoedens hebt van huiselijk geweld of kindermishandeling helpt dit stappenplan om te bepalen wat je kan doen. Belangrijke onderdelen in het stappenplan zijn het in kaart brengen van de signalen, intercollegiale bespreking en advies inwinnen van professionele instanties.

Uiteindelijk zal de therapeut een keuze moeten maken of het vermoeden van huiselijk geweld wel of niet gemeld gaat worden.

• Meer informatie over een dergelijk stappenplan vind je op de website van de Rijksoverheid. 

• De RBCZ heeft een heel duidelijk document samengesteld met de wijzigingen die betrekking hebben op het nieuwe afwegingskader (vanaf 1 januari 2019). Hierin is veel casuïstiek opgenomen met de bijbehorende afwegingen die men kan maken. Deze kan je hier downloaden.

• Bekijk ook de website van Veilig Thuis. Hier vind je ook de contactgegevens van de lokale organisatie die je kan bellen voor advies of vragen. Ook vind je hier informatie over wat er onder mishandeling wordt verstaan en informatie over signalen van mishandeling.
• Meer informatie over welke signalen mogelijk kunnen duiden op geweld in huiselijke kring, vind je op de website van Kadera. 
• Daarnaast is er een app voor smartphones ontwikkeld die je kan raadplegen bij vermoedens van huiselijk geweld.

• Een leuke en handige ‘test’ voor jezelf als zorgverlener om te zien of je op de hoogte bent van de stappen die we als zorgverlener moeten nemen. Klik hier om naar de website van Augeo te gaan en de test te doen.

• Een mooi voorbeeld van een signalenkaart van de Meldcode die informatie geeft over Huiselijk geweld en kindermishandeling kan je hier downloaden.

Sinds 1 januari 2016 is elk bedrijf verplicht om een datalek te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens (voorheen college bescherming persoonsgegevens). Denk bijvoorbeeld aan het verlies van een USB stick of de diefstal van een laptop waar dossiers op staan. Op de websites van de KNMG en DAS staat er duidelijke informatie over deze wet.

Wanneer je als bedrijf een dienst levert aan consumenten, ben je niet verplicht om een factuur te geven. De belastingdienst adviseert dat wanneer er toch een factuur meegegeven wordt, dat alle informatie er wel op staat. Op de website van de belastingdienst staat een overzicht. Wel zijn er regels over de bewaartermijn van de financiële administratie. De belangrijkste regel daarbij is dat de jaarstukken en facturen 7 jaar bewaard moeten worden. Meer informatie over de bewaartermijn vind je hier. 

Zorgverzekeraars stellen wel vereisten aan de facturen. Op de website van de VGZ groep staat een overzicht wat altijd op de factuur dient te staan. Daarnaast wordt er door de zorgverzekeraars geadviseerd om ook de prestatiecode op de factuur te zetten. Een overzicht van de landelijke prestatiecodes vind je hier.

De wet heeft een aantal bepalingen over wat er op een website hoort te staan. Wanneer je een webwinkel hebt, zijn er aanvullende regels. Verder mogen er geen “oneerlijke handelspraktijken” gebruikt worden. Dat houdt in dat je geen oneerlijke informatie mag geven, zoals iets gratis aanbieden, waar de cliënt later toch voor moet betalen. Ook stellen de zorgverzekeraars en de beroepsverenigingen een paar criteria.

• Op de website hoort de naam van de praktijk (zoals deze staat ingeschreven bij de KvK), het adres van de praktijk, het email adres van de praktijk, het Btw ID nummer en het KvK nummer vermeld te staan. Het Btw ID nummer en het KvK nummer hoort zelfs op alle bedrijfscorrespondentie vermeld te worden (behalve op reclame uitingen). Meer informatie hierover vind je op de websites van de Autoriteit Consument en Markt en op de website van het Ondernemersplein. Ook in het document van de RBCZ staat informatie over wat wel en niet op de website dient te staan. Klik hier om het document te downloaden.
• Diverse zorgverzekeraars (o.a. Menzis) stellen dat de tarieven openbaar moeten zijn. Een website lijkt dan de meest logische plek om de tarieven op te vermelden.
• Indien je op jouw website vermeldt dat jouw behandelingen voor vergoeding in aanmerking komen, dan moet het in ieder geval duidelijk zijn welke behandelingen vergoed kunnen worden. Maar het dient ook duidelijk vermeld te worden welke behandelingen niet vergoed worden door de zorgverzekeraars (indien van toepassing).
• Voor meer informatie over oneerlijke handelspraktijken, kijk op de website van de Rijksoverheid.

In het verleden is er discussie geweest of het toegestaan is of wij het BSN van de cliënt mogen of moeten noteren in de dossiers. Aan de hand van de doeleiden die genoemd zijn in De wet gebruik burgerservicenummer in de zorg is dit niet toegestaan.

In 2016 stond er op de website van de overheid dat iedereen die onder de Wkkgz valt, verplicht is het BSN in het dossier op te nemen. Aangezien dit niet klopt, heeft de overheid deze tekst medio 2017 aangepast. Tijdens de visitaties in 2016 is dit dan ook niet correct besproken. Zorgverleners in de alternatieve / complementaire zorg mogen niet het BSN van de cliënten verwerken c.q. in de dossiers opnemen.

De WGBO stelt dat beide ouders of voogden die het ouderlijk gezag hebben, toestemming dienen te geven voordat een zorgverlener een minderjarige mag behandelen. Wanneer er slechts één ouder of voogd het ouderlijk gezag heeft, geldt uiteraard dat toestemming van alleen deze ene ouder voldoende is. De vraag is of de verantwoordelijkheid voor het verkrijgen van toestemming bij de zorgverlener ligt of bij de ouder die met de minderjarige mee komt naar de afspraak. De KNMG heeft hier een artikel over geschreven.

RBCZ geeft het dringende advies om schriftelijk toestemming te vragen aan beide ouders c.q. de persoon/personen die het ouderlijk gezeg hebben. Dit ter voorkoming van veel ellende (klachtbehandeling en geschillencommissie). Zij hebben een document opgesteld met praktische informatie omtrent wettelijke regels bij het behandelen van minderjarigen. Hierin vind je ook informatie over het recht op informatie van een niet-gezaghebbende ouder.

Klik hier voor een voorbeeld van een toestemmingsformulier.

De RBCZ heeft een overzichtelijk document opgesteld met wettelijke regels over dossiers. Hierin vind je onder andere informatie over

• de bewaartermijn
• Overdracht dossiers in geval van overlijden therapeut of praktijkbeëindiging
• Recht op inzage dossier
• Inhoud dossier
• Dossiervorming bij relatietherapie
• Verstrekking informatie bij relatietherapie
• Beveiliging cliëntgegevens en meldplicht datalek

Een voorbeeld van documenten om dossiers over te geven aan cliënten en/of (op diens verzoek) te verwijderen uit de database van de praktijk.

De Wtza: Wet toetreding zorg aanbieder
Deze wet is bindend voor iedere zorgverlener die onder de Wkkgz valt, een bindende wet wil zeggen; verplichte aanmelding.
Ben je nieuwe zorgverlener vanaf 1-1-2022, dan dien jij je aan te melden via https://www.toetredingzorgaanbieders.nl/melden
Bestaande zorgverleners dienen te checken of ze in het register staan. Dat doe je zo: https://zoeken.zorgaanbiedersportaal.nl/

De Wtza is een “uitvoerende wet” voor de Wkkgz. Daardoor is er een duidelijk kader waarop gecontroleerd kan worden door IGJ (Inspectiedienst Gezondheidszorg en Jeugd)
De onderdelen waarop gecontroleerd wordt vindt je hieronder in een duidelijk overzicht.
Voor zorgaanbieders geeft de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz) kaders en verplichtingen voor kwalitatief goede zorg. Deze zaken moeten op orde zijn vóór dat je start met het verlenen van zorg. Hieronder vindt je een opsomming van de hoofdonderwerpen. Hier toetst ook de IGJ op indien ze voor het eerst op bezoek komt.

1. Beschikbaar en deskundig personeel
2. Vergewisplicht en verklaring omtrent gedrag (VOG)
3. Afspraken met onderaannemers en vrijwilligers
4. Voorbehouden en risicovolle handelingen
5. Opleidingsplan
6. Kwaliteitssysteem
7. Uitsluitingcriteria
8. (Veilig) incidenten melden
9. Onvrijwillige zorg of dwang
10. Medicatiebeleid
11. Meldcode huiselijk geweld/kindermishandeling
12. Klachtenregeling
13. Cliëntmedezeggenschap
14. Zorgdossiers en zorgplan
15. Administratie-, declaratie-, informatie-eisen en goed bestuur

1. Wtza RBCZ 9 november 2021 : In dit document vindt je meer informatie over de Wtza en andere gerelateerde informatie.
2. Yvonne Schreurs heeft het volgende informatieve stuk opgesteld over de Wtza. Klik hier voor de download.
3. Klik hier voor een voorbeeld van een KMS.