De visiteurs van Visie-tatie zijn zelf ook allemaal therapeut en hebben hun eigen praktijk (gehad). Ook zien wij dagelijks hoe andere therapeuten hun praktijk vormgeven. Met plezier delen wij onze kennis en ervaring over een aantal vraagstukken waar veel van ons mee te maken hebben. De informatie op deze bladzijde is bedoeld als advies. Informatie over regelgeving vind je hier.
Effect = Kwaliteit x Acceptatie
Geregeld horen wij van therapeuten dat het werken met een behandelplan lastig is in de complementaire zorg. Aan het begin van een behandeltraject valt niet altijd aan te geven hoe het behandeltraject er precies uit gaat zien of wat de resultaten van de therapie zullen zijn. Per sessie wordt gekeken wat er op dat moment nodig is. Dat maakt het lastig om vooraf concrete afspraken te benoemen. Maar tegelijkertijd zijn er altijd verwachtingen over en weer tussen de cliënt en de therapeut. Die worden veelal tijdens het intake gesprek besproken. Het is aan te raden om een aantal van deze onderwerpen ook op papier of per mail mee te geven. Wij hebben een voorbeeld gemaakt van dergelijke praktijkregels. Je kunt ze uiteraard aanvullen met uitleg over jouw behandelwijze of bepaalde onderwerpen toevoegen of weglaten.
Algemene voorwaarden zijn de zogeheten kleine lettertjes bij een gesloten overeenkomst. Elke onderneming of praktijk heeft algemene voorwaarden nodig bij het doen van zaken. Met name ondernemers die regelmatig met meerdere opdrachtgevers, klanten en leveranciers op dezelfde manier zaken doen, doen er goed aan om algemene voorwaarden te hanteren. Zorgverleners in de complementaire zorg zijn daar een heel duidelijk voorbeeld van. Maar waarom zijn algemene voorwaarden zo belangrijk? Er zijn een aantal redenen te noemen waarom je praktijk beslist algemene voorwaarden moet (laten) opstellen.
Besparing van tijd
Algemene voorwaarden zijn regels die je standaard wilt laten gelden bij het sluiten van overeenkomsten. Op deze manier hoef je niet bij elke overeenkomst opnieuw in gesprek te gaan over bijvoorbeeld betalingsvoorwaarden, het annuleren van afspreken, de klachtenprocedure, de behandelovereenkomst et cetera. Hierdoor hoef je als ondernemer niet bij elke nieuwe bestelling opnieuw je kostbare tijd te besteden aan het bespreken van de (standaard)afspraken. Deze zijn dan namelijk al vastgelegd in je algemene voorwaarden, welke standaard gelden bij elke door jou gesloten overeenkomst (Lees: behandeltraject of zorgplan). Voorwaarde is natuurlijk wel dat degene met wie je een overeenkomst sluit, uw algemene voorwaarden accepteert. Dat je cliënten/patiënten akkoord gaan met je algemene voorwaarden kan je bijvoorbeeld opnemen in een behandelovereenkomst. Dan sla je meerdere vliegen in één klap.
Voorkomen en uitsluiten van risico’s
In het dagelijks leven leest bijna niemand de algemene voorwaarden, terwijl de algemene voorwaarden toch onderdeel uitmaken van de overeenkomst. In de algemene voorwaarden staan namelijk de rechten en verplichtingen van de partijen bij de overeenkomst uitgewerkt. In het geval een partij zich niet aan de verplichtingen uit het contract houdt, dan komt al snel het belang van de algemene voorwaarden naar boven. Doordat je als ondernemer standaard uw algemene voorwaarden hanteert, zal jouw onderneming/praktijk worden beschermd tegen de risico’s die het ondernemen met zich meebrengt. Het risico van juridische conflicten wordt hiermee verkleind.
Je doet er dan ook goed aan om bijvoorbeeld je aansprakelijkheid voor een deel te beperken of uit te sluiten in de algemene voorwaarden. Daarnaast kan je bepalen dat jouw algemene voorwaarden altijd gelden boven de algemene voorwaarden van een andere contractspartij.
*: Er kunnen geen rechten ontleend worden aan deze voorbeelden.
Wanneer er minderjarige cliënten behandeld worden, is toestemming vereist door de ouders. Wij adviseren deze toestemming van beide ouders schriftelijk vast te leggen. Je kunt hier een voorbeeld downloaden van een formulier toestemming ouders.
Ook de RBCZ heeft een tweetal voorbeelden gemaakt van een behandelovereenkomst bij minderjarigen.
De RBCZ heeft twee voorbeelden opgesteld voor het maken van een behandelovereenkomst.
Het verschilt per beroepsvereniging welke vereisten er worden gesteld aan de website. Los daarvan kan er veel gezegd worden over wat wel en wat niet handig is op een website. Veel (potentiële) cliënten zoeken op het internet naar een therapeut. Een website kan dus echt een belangrijk middel zijn om jouw praktijk goed onder de aandacht te krijgen. Daarnaast is een website een handige manier om praktische informatie ook schriftelijk te communiceren.
- Zorg dat jouw website past bij wie jij bent en wat jij in jouw praktijk te bieden hebt. Maak het persoonlijk en laat zien wie je bent.
- Als je veel kennis en ervaring hebt met bepaalde gezondheidsklachten of ziektebeelden, benoem dit onderwerp dan ook op je website. Of laat één van jouw cliënten aan het woord over wat de therapie voor hem of haar betekend heeft. Het komt veel sterker over wanneer je aangeeft dat je iemand goed kan ondersteunen bij bijvoorbeeld burn-out klachten of allergieën, dan wanneer je dat vaag houdt of wanneer je aangeeft dat jouw therapievorm kan ondersteunen bij bijna alle voorkomende klachten. Maak keuzes en communiceer dat.
- Vergeet niet dat de meeste potentiële cliënten niet dezelfde kennis en ervaring hebben op het gebied van holistische denkwijzen en het zelfgenezend vermogen van het lichaam. Woorden die voor ons vanzelfsprekend zijn (heling door bewustwording of met aandacht luisteren naar een klacht) kunnen voor hen een heel andere betekenis hebben. Wees dus zo concreet mogelijk over jouw behandelwijze en wat de cliënt daar aan heeft.
- Het is sterk aan te bevelen om de tarieven en vergoedingsmogelijkheden te vermelden op de website. Er kan bijvoorbeeld overwogen worden om een link te plaatsen naar het vergoedingenoverzicht op de website van jouw beroepsvereniging.
- Verder is het aan te raden om in ieder geval naast de informatie over de behandelingen ook klacht- en tuchtrecht, de privacyverklaring en je lidmaatschap bij de beroepsvereniging te benoemen.
- Hou teksten kort en bondig; veel lezers hebben de neiging af te haken wanneer er lange lappen tekst op een website staan.
- Gebruik foto’s. Wij hebben wel eens met een PR specialist gesproken over websites en nieuwsbrieven. Haar advies was: Gebruik foto’s, foto’s en dan nog meer foto’s.
- De vindbaarheid van een website is tegenwoordig essentieel voor het krijgen van een vaste stroom aan cliënten. De meeste potentiële cliënten zullen namelijk eerst online gaan zoeken naar een oplossing en wanneer jij in dit onderzoek goed naar boven komt op Google, zal je veel meer mensen kunnen bereiken. Lees daarom het artikel Je website beter vindbaar maken van Bloom Online en leer hoe jij goed kunt scoren in zoekmachines zoals Google.
Het ontwerp van een website kan enorm bijdragen aan het succes van een website en is meestal niet een specialiteit van ons als therapeuten. Je kunt het uitbesteden of je kunt je website zelf ontwerpen. Wat je kiest, heeft veel invloed op de kosten, de technische mogelijkheden, de uitstraling, maar vooral ook het resultaat dat je met jouw website kunt behalen. Het is dus verstandig de mogelijkheden goed te onderzoeken. Wij geven je graag wat informatie om mee te nemen in jouw beslissingen over een te bouwen website.
- Als je zelf handig bent met de computer, kan het een betere (goedkopere) keuze lijken om zelf een website te bouwen met een programma zoals WordPress of Joomla. Tegenwoordig is het niet lastig om een website te maken die er mooi uit ziet, maar voor het maken van een website die ook cliënten oplevert, heb je bepaalde kennis nodig. Vaak zien we dat het kiezen voor een ‘goedkope’ oplossing voor de website, resulteert in een leuk visitekaartje, maar niet in nieuwe cliënten. Net als dat jouw werk met cliënten een kunst is, is het maken van een website die cliënten oplevert dit ook. Zorg er dus voor dat je ondersteuning vraagt van iemand die hier verstand van heeft.
- Wanneer je de website zelf bouwt, houd er dan rekening mee dat het onderhoud van de website belangrijk is en regelmatig moet gebeuren. Met de snelheid dat de ontwikkelingen op internet nu gebeuren, wordt het steeds makkelijker om een website te hacken. Naast dat je de veiligheid dus goed moet onderhouden, wordt ook de snelheid van een website steeds belangrijker. Het is dus essentieel dat je de website continu goed onderhoudt en dat alle systemen up-to-date zijn.
- Een website kan veel meer zijn dan alleen een online visitekaartje. Je kunt hem inzetten om bezoekers vanuit Google aan te trekken of een vertrouwensband met potentiële cliënten opbouwen, door je website te koppelen aan een e-mailmarketing systeem. Je zou zelfs cliënten direct online afspraken kunnen laten plannen en de betaling ook via de website laten lopen. Dit geeft de cliënt niet alleen een betere en professionele ervaring, maar bespaart jou ook uren aan tijd. Je kunt hier een handige rekentool vinden, waarmee je zelf kunt berekenen hoeveel jij gaat besparen, wanneer je een digitale agenda en online betalingen via jouw website aanbiedt.
- Wanneer je het bouwen van een website uitbesteedt, kan een programmeur speciaal voor jou een website van begin tot einde programmeren. Dit kan een dure optie zijn en helaas is gebleken dat er veel programmeurs zijn die wel een mooie website voor je kunnen bouwen, maar die niet altijd bijdraagt aan meer cliënten. Daarnaast zal een op maat gemaakte website niet vanzelf meegroeien met de standaarden van het internet, waardoor je hier continu in moet investeren. Het is dus slim om te kiezen voor een bedrijf dat ervaring heeft met het bouwen van een website voor een praktijk en het liefste werkt met een standaard opbouw. Op die manier hoef jij niet alles zelf te bedenken en scheelt het enorm veel tijd en dus geld. Bloom Online is zo’n bedrijf en ze helpt je naast het maken van een website, zelfs met welke teksten je het beste kunt schrijven en hoe je jouw website winstgevend kunt maken. De website van Visie-tatie is ook met een standaard opbouw gemaakt. Eerst heeft een grafisch ontwerper een professioneel logo voor ons ontwikkeld. Daarna heeft onze webbouwer deze website gecreëerd op basis van een template die hij reeds eerder ontwikkeld had.
- Wanneer je het bouwen van je website uitbesteedt, vergeet dan niet zaken met de bouwer te bespreken, zoals hoe de website later aangepast kan worden. Zeker wanneer je jouw praktijk wilt laten groeien, is het belangrijk om ook zelf jouw website te kunnen aanpassen. Op die manier ben je niet afhankelijk van iemand anders om dingen toe te voegen of wijzigen. Bespreek ook welke keuzes van invloed zijn op de vindbaarheid van de website en hoe de website eruit zal zien op een smartphone of tablet.
- Wil je leren hoe je jouw website kunt verbeteren om meer cliënten aan te trekken? Meld je dan aan voor het gratis webinar van Bloom Online.
Wat is de meerwaarde van een geheimhoudingsverklaring?
Als ondernemer heb je geregeld te maken met vertrouwelijke zaken. Je wilt dan niet dat jouw bedrijfsinformatie zomaar op straat komt te liggen. Om te zorgen dat jouw bedrijfsgeheimen ook echt geheim blijven, kun je daarom werken met een geheimhoudingsverklaring. Toch is een geheimhoudingsverklaring echt niet alleen voor die dingen die jij als top secret beschouwt. Want hoe vervelend is het als de advertentietarieven die jouw krant hanteert bij de concurrent op het bureau belanden? Of als je klanten precies weten hoe hoog je winstmarges zijn? Ook die zaken kun je vastleggen in een geheimhoudingsverklaring met je medewerkers of met een derde partij waarmee je samenwerkt.
Wat is een geheimhoudingsverklaring?
Een geheimhoudingsverklaring noemen ze in het Engels een Non-Disclosure Agreement (NDA). Een verklaring waarin je opstelt wat er niet openbaar mag worden dus. Je kunt een geheimhoudingsverklaring aangaan met iedereen waarmee je samenwerkt en vertrouwelijke informatie deelt.
Geheimhoudingsverklaring voor zakelijke partners
Als ondernemer werk je soms samen met andere bedrijven. Dit kunnen zakelijke partners zijn, maar bijvoorbeeld ook investeerders. Deze bedrijven hebben dan toegang tot jouw vertrouwelijke bedrijfsinformatie. Net zo goed als je niet wilt dat je werknemers deze informatie met anderen delen, geldt dat ook voor je zakelijke partners. Ook met deze derde partijen kun je dus afspraken in een geheimhoudingsverklaring vastleggen. Jullie bepalen samen of jullie voor een hele eenvoudige geheimhoudingsverklaring gaan of dat jullie liever alle afspraken over vertrouwelijkheid tot in de puntjes vastleggen.
Klik hier voor een voorbeeld van een geheimhoudingsverklaring.